Stolperfalle interne Verfahrensdokumentation in der Apotheken Betriebsprüfung

Fehlende oder mangelhafte Formalia insbesondere bei der Anwendung des Apotheken-WAWI-Systems führen immer häufiger zu erheblichen Steuernachzahlungen, die für den einzelnen Betroffenen kaum mehr nachvollziehbar sind.

Die GoBD2015 fordern vom Apotheker / von der Apothekerin eine lückenlose Dokumentation der eingesetzten Softwareversionen des Apotheken-WAWI-Systems. Bei jeder Installation eines neuen Updates ist die Versionsbezeichnung und die Versionsnummer sowie das Installationsdatum zu archivieren. Gleiches gilt auch bei der Vornahme individueller Einstellungen durch den Anwender. Dabei versteht die Finanzverwaltung schon die Einrichtung eines neuen Benutzerprofils für einen Mitarbeiter als Systemeinstellungsänderung.
Dieser Vorgang ist ebenfalls inhaltlich zu dokumentieren und mit einem Datum der vorgenommenen Einstellungsänderung festzuhalten.

In den letzten durch Cremers & Partner begleiteten Betriebsprüfungen führte insbesondere dieser Punkt immer wieder zur Annahme eines sogenannten formalen Mangels. Die Summe kleinerer Formalmängel kann zu einem großen Formalmangel führen. Dieser wiederum eröffnet der Betriebsprüfung die Möglichkeit sogenannte Sicherheitszuschläge zu erheben. Diese bewegen sich zwischen drei und zehn Prozent vom Barumsatz der Apotheke pro Jahr.
In den meisten Fällen werden drei zusammen hängende Jahre geprüft.

Cremers & Partner empfiehlt jedem Apotheker, jeder Apothekerin eine interne Verfahrensdokumentation zu erstellen und auch diese fortlaufend an die geänderte Anwendung oder bei Updates des Warenwirtschaftsystems anzupassen.

Nähere Information hierzu erhalten Sie unter: http://www.cremerspartner.de/leistungen/verfahrensdokumentation-und-internes-kontrollsystem

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