Grundlagen für eine ordnungsgemäße Kassenführung in Apotheken

In bargeldintensiven Betrieben, wie z.B. Apotheken, stellt eine ordnungsgemäße Kassenführung das Herzstück der Buchführung dar. Im Rahmen elektronischer Betriebsprüfungen kommt es immer wieder zu erheblichen Steuernachforderungen seitens der Finanzverwaltung, die auf mangelhafte Kassenführungen zurückzuführen sind. Solche Fehler sollten unbedingt vermieden werden.
Ich möchte Ihnen im nachfolgenden Beitrag einmal aufzeigen, was bei Kassenführung unbedingt beachtet werden muss und wie ein ordnungsgemäßer Kassenbericht auszusehen hat.

Zunächst einmal möchte ich drei Begriffe einmal voneinander unterscheiden. Oft werden die Begriffe Kassenbuch, Tagesabschluss oder Monatsabschluss durcheinander gebracht. Der Tagesabschluss gibt Aufschluss über die gesamten Tageseinnahmen, welche sowohl in bar, in EC-Cash-Zahlungen als auch in überwiesenen Rechnungen, sogenannter Kredittilgungen, bestehen. Der Monatsabschluss enthält grundsätzlich die gleichen Informationen, jedoch für einen Monatszeitraum.
Der Kassenbericht, oder auch Kassenbuch genannt, gibt dem gegenüber Aufschluss über die während eines Tages in der elektronischen Registrierkasse vorgenommenen Vorgänge, und zwar in kronologischer Reihenfolge. So startet der Kassenbericht mit einem Kassenanfangsbestand. Dieser stimmt mit dem Endbestand des Vortages überein.
Im Laufe des Tages verändern Einnahmen und Ausgaben den Kassenbestand. Dem entsprechend sind also alle Tageseinnahmen, getrennt nach 7%igen und 19%igen Umsätzen im Kassenbericht zu erfassen. Daneben ist auf eine eindeutige Betextung zu achten, wie z.B. „Bareinnahme“. Die Ausgabenseite erfasst sämtliche Geldausgänge aus der Kasse. Dies sind Ausgaben, wie z.B. aus der Kasse entnommene Gelder um den Firmen-PKW zu betanken, Ausgaben für Portokosten, für den Einkauf von Büromaterialien, etc.

Am Ende des Tages entsteht durch die Addition der Tageseinnahmen zu den Tagesanfangskassenbestand und Subtraktion der an diesem Tag aus der Kasse bezahlten Ausgaben der sogenannte Tageskassenendbestand. Die Kassentagesendbestände müssen zwingend täglich im Kassenbuch erfasst werden, denn nur so ist der sogenannte Kassensturz möglich. Beim Kassensturz wird der errechnete Kassenendbestand aus dem Kassenbuch mit dem tatsächlichen Geldbestand in der Kasse verglichen. Die Kasse muss also ausgezählt werden.
Bestehen mehrere Kassen, müssen alle Kassen, getrennt voneinander, ausgezählt werden. In einem Zählprotokoll wird der gezählte Kassenbestand eingetragen. Sollte dieser vom errechneten Kassenbestand aus dem Kassenbuch abweichen, so muss diese Kassendifferenz entweder unter der Einnahme- oder Ausgabespalte im Kassenbuch mit der Betextung „Kassendifferenz“ eingetragen werden. Das Nichteintragen der Kassendifferenzen wird vermehrt im Rahmen von Betriebsprüfungen moniert und kann die Ordnungsmäßigkeit der Kasse, in Kombination mit anderen Mängeln, in Frage stellen.

Erst nach Eintragung der täglichen Kassendifferenz erfolgt der Tagesabschluss im Kassensystem. Den Kassenabschluss dokumentiert man durch Ausdruck des sogenannten Z-Bons.

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