Grobe Mängel beim Führen eines Kassenbuches in der Apotheke vermeiden

Bedauerlicherweise scheitern immer noch zu viele Betriebsprüfungen in Apotheken daran, dass die Kassenbücher nicht ordnungsgemäß geführt werden. Darüber hinaus wird oftmals der Kassenabschluss nicht zeitgerecht und regelmäßig erstellt und die Kasse wird am Ende des Tages nicht ausgezählt.

 

Allein das Führen eines nicht ordnungsgemäßen Kassenbuches kann Hinzuschätzungen von Gewinnen in schwindelerregender Höhe nach sich ziehen. Praxisbeispiele hierfür gibt es genug.
Vermeiden Sie solche Steilvorlagen und achten Sie auf folgende Punkte:

  • Kassenbücher sind grundsätzlich entweder händisch zu führen oder mittels der Apotheken-WAWI-Systeme zu führen. Excel-Kassenbücher sind grundsätzlich nicht erlaubt und führen zu sofortigen Verwerfung der Finanzbuchhaltung.
  • Das Kassenbuch enthält einen Tagesanfangsbestand, also den Bestand am Anfang des jeweiligen Tages und einen Kassenendbestand.
  • Während des Tages sind die Kasseneinnahmen getrennt nach 7%igen und 19%igen Umsätzen entsprechend der Tagesabschlüsse einzutragen.
  • Jegliche Auszahlungen aus der Kasse, sei es um betriebliche Ausgaben damit zu finanzieren oder Privatentnahmen zu tätigen, sind im Kassenbuch als Ausgabe mit der entsprechenden Bezeichnung, z. B. Porto, Privatentnahmen, usw. einzutragen.
  • EC-Cash-Vorgänge sind ebenfalls im Kassenbuch zu dokumentieren. Hierbei wird üblicherweise die Einnahme der EC-Cash-Umsätze und sofort danach eine Ausgabe in entsprechender Höhe eingetragen, da die EC-Cash-Umsätze nicht wirklich als Geldeinnahme in der Kasse vereinnahmt werden.
  • Kredittilgungen, die bar von Kunden geleistet werden, sind ebenfalls im Kassenbuch zu erfassen.
  • Bevor der Kassenabschluss am Ende des Tages erstellt wird, ist der errechnete Kassenendbestand, welcher als Tagesendsummenbestand im Kassenbuch erscheint, durch Zählen der Kasse zu plausibilisieren.Der sich aus dem Kassenbuch ergebende errechnete Kassenbestand und der tatsächliche Kassenbestand ist in einem sogenannten Zählprototkoll, welches täglich zu führen ist, zu dokumentieren.
  • Mögliche Kassenfehlbeträge, welche sich aus dem Zählprotokoll ergeben, sind im Kassenbuch als Einnahme oder Ausgabe mit dem Text „Kassenfehlbetrag“ einzutragen.
  • Nach Eintrag des Kassenfehlbetrages ist der Kassenabschluss durch Drucken des Z-Bons vorzunehmen. Dies hat am Ende des Tages zu erfolgen.

 

Nach unseren Erfahrungen wird nur selten ein Kassenzählprotokoll geführt, obwohl dies leicht selbst zu erstellen ist. Der fehlende regelmäßige Eintrag von Kassenfehlbeträgen im Kassenbuch stellt einen Formalmangel dar, der für sich alleine genommen sicherlich noch nicht zur Hinzuschätzung von Gewinnen führt. Zusammen mit anderen Formalfehlern kann dies jedoch sehr leicht passieren.

Vermeiden Sie solche leichtfertigen Fehler und machen Sie es der Betriebsprüfung nicht all zu leicht.

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