GoBD 2015 und Verfahrensdokumentationen für Apotheken

Seit dem 01.01.2015 sind die GoBD in Kraft. Die GoBD beschreiben, wie bei Anwendung von EDV-Buchhaltungssystemen und auch bei Nutzung von Warenwirtschaftsystemen die Grundsätze ordnungsgemäßer zur Buchhaltung (GoB) auszulegen sind. Die Finanzverwaltung hat erkannt, dass die Buchhaltungsdaten, welche letztendlich in Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung und in Ihren Jahresabschluss und damit auch in Ihre Steuererklärungen eingehen, letztendlich Produkte der Daten aus Ihren Warenwirtschaftsystemen darstellen. Dementsprechend müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung auch durch Ihre Warenwirtschaftsysteme gewährleistet werden. Und genau hier liegt der Knackpunkt und die Problemstellung.
Es gibt momentan keinen Warenwirtschaftshersteller, der ein Zertifikat für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung im Sinne einer vorweggenommenen Anerkennung durch die Finanzverwaltung ausstellt. Daher muss jeder Steuerpflichtige selbst dafür Sorge tragen, dass er ein Warenwirtschaftsystem im Einsatz hat, welches die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung erfüllt. Letztendlich haftet damit jeder Steuerpflichtige, der ein Warenwirtschaftsystem im Einsatz hat dafür, dass jeder einzelne Vorgang im Warenwirtschaftsystem vollständig und zeitnah erfasst wird, nicht gelöscht werden kann und dass jede Änderung protokolliert wird.

Die GoBD 2015 stellen fest, dass an Hand einer Verfahrensdokumentation zum Warenwirtschaftsystem, die Einhaltung der GoB nachgewiesen werden können. Die Verfahrensdokumentation beinhaltet eine systematische Erläuterung der einzelnen Verfahrensschritte vom Wareneinkauf bis zum Verkauf innerhalb des Warenwirtschaftsystems. Dort finden sich z.B. Verfahrenserläuterungen darüber, wie die permanente Inventur durchgeführt wird, wie Stornos erfasst werden, wie mit manuellen Bestandskorrekturen verfahren wird, etc. Sollte keine Verfahrensdokumentation bestehen, sehen die GoBD 2015 vor, dass die Einhaltung der GoB über andere Nachweise zu erfolgen hat.
Das Problem dabei ist, dass selten eine systematische Nachweisführung über andere Dokumente voll umfänglich möglich sein wird. Dementsprechend ist jedem Einzelnen zu empfehlen, eine schriftliche und vollumfängliche Verfahrensdokumentation über die Anwendung der einzelnen Verfahrensschritte in der Warenwirtschaft zu führen. Hier empfiehlt Cremers & Partner zusätzlich die Einführung eines internen Kontrollsystems, als Bestandteil der Verfahrensdokumentation.
Diese gibt wiederum Aufschluss auch darüber, welche Berechtigungen die unterschiedlichen Mitarbeiter in der Apotheke haben und wie die Datensicherheit in der Apotheke zu gewährleisten ist.

Es ist damit zu rechnen, dass eine fehlende interne Verfahrensdokumentation in Zukunft als formaler Mangel angesehen werden wird. Dies birgt wiederum Gefahren von Hinzuschätzungen oder zumindestens von Risikozuschlägen, die im Enddefekt jedoch unnötige hohe Steuernachzahlungen in den Betriebsprüfungen mit sich bringen.

Cremers & Partner hilft Ihnen, eine solche Verfahrensdokumentation aufzubauen, ein internes Kontrollsystem zu etablieren und damit Sicherheit für Sie selbst und für anstehende Betriebsprüfungen zu geben.
Besuchen Sie hierzu unseren folgenden Link:

www.cremers-partner.de/leistungen/verfahrensdokumentation-und-internes-kontrollsystem

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