Dienstwagenüberlassung an Mitarbeiter

Bei der Überlassung eines betrieblichen PKW an einen Mitarbeiter, der wiederum den PKW für private Fahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen darf, gelten grundsätzlich die gleichen Besteuerungsregeln wie im Falle der Nutzung eines betrieblichen PKW´s auch für private Zwecke durch den Unternehmer selbst.

1. Der Mitarbeiter nutzt ein Fahrtenbuch:

In diesem Fall führt der Mitarbeiter ein Fahrtenbuch und zeichnet dort jede einzelne Fahrt, getrennt nach betrieblicher, privater Fahrt und Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Der sich aus den Aufzeichnungen ergebende prozentualer Anteil der privaten Fahrten wird dann als geldwerter Vorteil versteuert. Dies erfolgt über die monatliche Lohnsteuerabrechnung. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden grundsätzlich als betriebliche Fahrten gewertet. Allerdings darf der betrieblich abgesetzte Anteil durch die Fahrtenbuchmethode nicht höher sein als der pauschale Ansatz bei Arbeitnehmern von 0,30 Cent pro gefahrenen Kilometer.

2. Versteuerung über 1%-Regelung:

Alternativ kann der Mitarbeiter auch die private PKW-Nutzung seines dienstlichen Firmenwagens mit 1 % vom Bruttolistenneupreis versteuern.

Problematisch wird oftmals die Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Diese erfolgt mit 0,03% vom Bruttolistenneupreis multipliziert mit den Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Der daraus sicher ergebende Betrag ist ebenfalls der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu unterwerfen.

Alternativ kann der Arbeitgeber jedoch auch eine pauschale Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte durchführen. Er zahlt dann 15% pauschale Lohnsteuer. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an. Der Arbeitnehmer hat keinerlei Versteuerung für diese Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

3. In jedem Fall einen Dienstwagenüberlassungsvertrag erstellen:

Es ist auf jeden Fall zu empfehlen, einen sogenannten Dienstwagenüberlassungsvertrag zu erstellen. Dieser regelt den Anspruch des Mitarbeiters auf Überlassung des Dienstwagens. Dort wird auch geregelt, ob und ggf. in welchem Umfang der Mitarbeiter den Dienstwagen für private Zwecke und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen darf.
Es wird weiterhin geregelt, in welchem Zustand der Wagen übergeben wurde. Es empfiehlt sich also auch ein Übergabeprotokoll zu erstellen.

Es empfiehlt sich ebenfalls zu regeln, unter welchen Voraussetzungen der Dienstwagen vom Mitarbeiter wieder zurück zu geben ist. Dies z.B. für den Fall, dass der Mitarbeiter vom Dienst freigestellt wird. Des weiteren ist zu regeln, wie mit dem Dienstwagen im Falle einer Kündigung von einer der beiden Parteien zu verfahren ist.

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